Obligațiile francizorului în România: înainte, în timpul și după contractul de franciză

Francizorul nu oferă doar dreptul de utilizare a unei mărci. Relația de franciză presupune transmiterea unui sistem de afaceri, a know-how-ului, pregătirea inițială a francizatului și acordarea de asistență comercială și/sau tehnică, în condițiile stabilite de lege și de contract.

Pentru un antreprenor care intenționează să își dezvolte afacerea prin franciză, întrebarea nu este doar „ce poate solicita francizatului?”, ci și „ce trebuie să ofere și să asigure francizorul?”.

Responsabilitățile francizorului trebuie analizate în trei momente distincte: înainte de încheierea contractului, pe durata relației contractuale și după încetarea acesteia.

În același timp, este esențial să distingem între ceea ce reprezintă o obligație legală, ceea ce rezultă din contractul concret de franciză și ceea ce reprezintă o bună practică profesională recomandată de Asociația Română de Franciză (ARF).

Pe scurt

Obligațiile francizorului în România sunt reglementate în principal de OG nr. 52/1997 privind regimul juridic al francizei, în forma aplicabilă după modificările aduse prin Legea nr. 179/2019.

Înainte de dezvoltarea rețelei, francizorul trebuie să îndeplinească cerințele legale aplicabile conceptului și unității-pilot și să respecte obligațiile de informare precontractuală.

Pe durata contractului, cadrul juridic al francizei include pregătirea inițială și asistența comercială și/sau tehnică permanentă.

După încetarea contractului devin relevante, între altele, utilizarea mărcii, concurența loială, confidențialitatea și protecția know-how-ului.

1. Ce înseamnă juridic obligațiile francizorului

Obligațiile francizorului nu se reduc la acordarea dreptului de utilizare a mărcii și la încasarea taxelor sau redevențelor.

Franciza presupune existența unui sistem de afaceri care poate fi transmis și exploatat de un alt antreprenor independent, în condițiile stabilite de cadrul legal și de contract.

Pentru o analiză corectă trebuie separate trei niveluri.

OBLIGAȚIE LEGALĂ – ceea ce rezultă din OG nr. 52/1997 privind regimul juridic al francizei și din celelalte norme juridice aplicabile.

OBLIGAȚIE CONTRACTUALĂ – ceea ce părțile stabilesc prin contractul concret de franciză: servicii, proceduri, standarde, termene, mecanisme de control, responsabilități și alte condiții ale colaborării.

BUNĂ PRACTICĂ ARF – recomandările profesionale promovate de Asociația Română de Franciză pentru transparență, conduită responsabilă și dezvoltarea sustenabilă a rețelelor. Aceste recomandări nu reprezintă, prin ele însele, obligații legale.

Distincția este importantă. O recomandare profesională nu trebuie prezentată drept obligație impusă de lege, iar o obligație legală nu trebuie tratată ca simplă recomandare.

2. Obligațiile francizorului înainte de contract

Etapa precontractuală este esențială pentru viitoarea relație de franciză.

În această perioadă trebuie să existe suficiente elemente pentru ca potențialul francizat să poată evalua conceptul, investiția, sistemul și responsabilitățile pe care urmează să și le asume.

2.1. Drepturile asupra mărcii și proprietății intelectuale

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Cadrul juridic al francizei definește francizorul inclusiv prin raportare la drepturile asupra unei mărci înregistrate sau asupra altor drepturi de proprietate intelectuală ori industrială.

Pentru dezvoltarea unei rețele, francizorul trebuie să poată acorda francizatului drepturile de utilizare necesare exploatării sistemului, în condițiile stabilite contractual.

Marca nu reprezintă doar un instrument de marketing. Ea este unul dintre activele centrale în jurul cărora se construiesc identitatea și coerența rețelei.

BUNĂ PRACTICĂ ARF

Înainte de lansarea rețelei, Asociația Română de Franciză recomandă verificarea situației juridice a mărcii și a celorlalte drepturi relevante: titular, clase de protecție, teritoriu, durată și eventuale limitări care ar putea afecta dezvoltarea sistemului.

2.2. Demonstrarea conceptului și unitatea-pilot

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Cadrul legal prevede că, până la debutul rețelei de franciză, francizorul trebuie să opereze eficient un concept de afaceri pentru o perioadă de cel puțin un an în minimum o unitate-pilot.

Unitatea-pilot permite testarea și definitivarea formulei de afaceri înainte ca aceasta să fie transmisă altor antreprenori.

Existența unei idei atractive, a unei mărci cunoscute sau a unui produs de succes nu demonstrează, singură, că o afacere este pregătită pentru francizare.

Un concept trebuie să demonstreze că poate funcționa ca sistem, nu doar ca afacere dependentă de fondator.

Pentru aprofundarea acestei teme, consultați articolul dedicat unității-pilot din Biblioteca Francizor.ro.

2.3. Informarea precontractuală și Documentul de Dezvăluire de Informații (DDI)

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Francizorul trebuie să respecte cerințele privind informarea potențialului francizat în etapa precontractuală.

Un instrument central al acestei informări este Documentul de Dezvăluire de Informații (DDI), pentru care cadrul legal stabilește un conținut minim.

DDI trebuie tratat ca document de informare și transparență, nu ca broșură de marketing.

El este furnizat în etapa precontractuală, înainte de încheierea contractului, pentru ca potențialul francizat să poată analiza informațiile înainte de asumarea relației contractuale.

Cadrul legal al francizei nu stabilește un termen numeric general de tip „15 zile” sau „30 de zile” aplicabil tuturor situațiilor.

Pentru explicația detaliată a conținutului documentului, consultați articolul dedicat Documentului de Dezvăluire de Informații (DDI) din Biblioteca Francizor.ro.

2.4. Transparența privind investiția și obligațiile reciproce

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Printre informațiile relevante în etapa de dezvăluire se regăsesc elemente privind investiția inițială și obligațiile reciproce ale părților.

Aceste informații permit candidatului să evalueze dimensiunea angajamentului financiar și operațional pe care urmează să și-l asume.

BUNĂ PRACTICĂ ARF

ARF recomandă ca informațiile financiare și operaționale prezentate candidatului să fie clare, verificabile și suficient de explicite pentru a nu crea așteptări nerealiste.

Proiecțiile comerciale trebuie diferențiate de rezultatele istorice și nu ar trebui prezentate drept garanții privind performanța viitoare a unei unități.

2.5. Informații suficiente pentru evaluarea ofertei de franciză

Informarea precontractuală nu ar trebui privită exclusiv ca o formalitate documentară.

BUNĂ PRACTICĂ ARF

Înainte de asumarea investiției, un potențial francizat ar trebui să poată înțelege:

•  ce primește efectiv de la francizor; 
•  ce investiție trebuie să realizeze; 
•  ce taxe și costuri presupune sistemul; 
•  ce obligații va avea; 
•  ce pregătire și asistență va primi; 
•  ce standarde va trebui să respecte; 
•  care sunt principalele riscuri ale investiției; 
•  în ce condiții poate înceta relația contractuală. 

Transparența precontractuală contribuie la reducerea diferenței dintre promisiunea comercială și realitatea operațională a sistemului.

3. Obligațiile francizorului pe durata contractului

Semnarea contractului nu încheie responsabilitățile francizorului. Din acel moment începe etapa în care sistemul trebuie efectiv transferat, susținut și menținut.

3.1. Pregătirea inițială

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Cadrul juridic al francizei prevede pregătirea inițială a francizatului pentru exploatarea mărcii și a sistemului.

Pregătirea trebuie raportată la caracteristicile concrete ale conceptului și la competențele necesare pentru operarea acestuia.

OBLIGAȚIE CONTRACTUALĂ

Contractul și documentația operațională ar trebui să clarifice, după caz, conținutul pregătirii, participanții, responsabilitățile și condițiile în care se realizează formarea inițială sau pregătirea personalului francizatului.

3.2. Transferul și protejarea know-how-ului

Know-how-ul este una dintre componentele esențiale ale sistemului de franciză.

Transmiterea sa trebuie să permită francizatului să opereze conceptul în conformitate cu standardele rețelei.

În practică, know-how-ul poate fi transmis prin pregătire, manuale operaționale, proceduri, instrumente digitale, standarde tehnice și suport operațional.

BUNĂ PRACTICĂ ARF

Know-how-ul trebuie documentat suficient de clar pentru a putea fi transmis, actualizat și protejat.

Un sistem care există numai „în mintea fondatorului” este dificil de transferat, replicat și controlat într-o rețea.

3.3. Asistența comercială și/sau tehnică pe durata contractului

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Cadrul juridic al francizei utilizează expres noțiunea de asistență comercială și/sau tehnică permanentă pe durata existenței drepturilor contractuale.

Această componentă reprezintă una dintre diferențele importante dintre o relație de franciză și simpla acordare a dreptului de utilizare a unei mărci.

Asistența acordată de francizor nu înseamnă însă că acesta preia administrarea zilnică a afacerii francizatului.

Francizatul rămâne un antreprenor independent, responsabil pentru propria activitate.

OBLIGAȚIE CONTRACTUALĂ

Contractul ar trebui să precizeze suficient de clar natura și modalitatea asistenței: suport operațional, comercial sau tehnic, actualizarea procedurilor, comunicarea standardelor și alte servicii specifice sistemului.

3.4. Promovarea, dezvoltarea și viabilitatea sistemului

OBLIGAȚIE LEGALĂ

Cadrul juridic include între caracteristicile francizorului utilizarea de personal și mijloace financiare pentru promovarea mărcii, cercetare și inovare, în scopul dezvoltării și viabilității produsului.

Această cerință evidențiază faptul că rolul francizorului nu se limitează la acordarea dreptului de utilizare a unei mărci.

O rețea are nevoie de capacitatea francizorului de a susține și dezvolta sistemul pe care îl transmite.

3.5. Menținerea coerenței sistemului și controlul standardelor

Standardizarea este una dintre caracteristicile importante ale unei rețele de franciză.

Francizorul trebuie să poată proteja identitatea sistemului și să urmărească aplicarea standardelor rețelei, în limitele legii și ale contractului.

OBLIGAȚIE CONTRACTUALĂ

Procedurile concrete de verificare și control – frecvența, modalitatea, indicatorii, accesul la informații și mecanismele de remediere – trebuie stabilite prin documentația contractuală și operațională.

Controlul standardelor nu trebuie confundat cu preluarea conducerii afacerii independente a francizatului.

3.6. Respectarea obligațiilor asumate prin contract

Contractul de franciză stabilește drepturile și responsabilitățile ambelor părți.

Francizorul este ținut să își execute propriile obligații contractuale, la fel cum francizatul trebuie să respecte obligațiile și standardele pe care și le-a asumat.

De aceea, contractul trebuie să descrie cât mai clar serviciile, suportul, drepturile acordate, taxele, standardele, procedurile și mecanismele aplicabile relației.

3.7. Încălcarea obligațiilor și termenul de remediere

Cadrul legal conține o regulă importantă privind încălcarea obligațiilor contractuale de către francizat.

Francizorul notifică în scris francizatul cu privire la încălcarea obligațiilor contractuale și îi acordă un termen rezonabil pentru remediere.

Noțiunea de „termen rezonabil” nu trebuie transformată într-un termen numeric universal. Situațiile concrete pot fi diferite.

Contractul trebuie corelat cu această cerință și ar trebui să stabilească mecanisme clare pentru constatarea și remedierea neconformităților.

4. Încetarea contractului și perioada postcontractuală

Încetarea contractului nu înseamnă că toate efectele juridice ale relației dispar instantaneu.

Unele drepturi încetează odată cu raportul contractual, în timp ce anumite obligații pot continua în condițiile legii și ale contractului.

4.1. Efectele încetării contractului asupra obligațiilor părților

După încetarea contractului trebuie clarificate efectele asupra dreptului de utilizare a mărcii, accesului la sistem, materialelor operaționale, platformelor, informațiilor confidențiale și celorlalte elemente puse la dispoziția francizatului.

OBLIGAȚIE CONTRACTUALĂ

Contractul ar trebui să stabilească procedura aplicabilă la încetare, inclusiv obligațiile privind dezidentificarea unității, încetarea utilizării semnelor distinctive și, după caz, returnarea sau eliminarea materialelor aparținând sistemului.

4.2. Confidențialitatea și protecția know-how-ului după încetare

OBLIGAȚIE LEGALĂ / CONTRACTUALĂ

Cadrul juridic al francizei reglementează relațiile postcontractuale prin raportare la concurența loială și permite protejarea caracterului confidențial al afacerii și, în special, a know-how-ului.

Contractul poate conține obligații care continuă după încetare pentru protejarea informațiilor confidențiale și a know-how-ului transmis în cadrul rețelei.

Întinderea concretă și valabilitatea acestor obligații trebuie analizate în raport cu contractul, legislația aplicabilă și circumstanțele fiecărei relații.

4.3. Utilizarea mărcii după încetarea contractului

Încetarea drepturilor contractuale presupune, în principiu, încetarea dreptului fostului francizat de a continua să opereze sub identitatea sistemului, în condițiile prevăzute de contract și de normele aplicabile proprietății intelectuale.

Din acest motiv, contractele de franciză ar trebui să prevadă proceduri clare privind dezidentificarea unității după încetarea relației.

4.4. Concurența loială

OBLIGAȚIE LEGALĂ

OG nr. 52/1997 stabilește că relațiile postcontractuale se vor baza pe regulile unei concurențe loiale.

Protejarea know-how-ului nu trebuie confundată cu existența automată a oricărei restricții de concurență.

Valabilitatea și întinderea concretă a unei clauze de neconcurență postcontractuale trebuie analizate separat, în raport cu contractul, legislația aplicabilă și circumstanțele concrete.

4.5. Obligațiile postcontractuale stabilite prin contract

Un contract bine construit trebuie să anticipeze și sfârșitul relației, nu numai începutul acesteia.

Pot fi necesare prevederi referitoare la:

•  încetarea utilizării mărcii; 
•  protejarea informațiilor confidențiale; 
•  protejarea know-how-ului; 
•  returnarea documentelor și materialelor; 
•  încetarea accesului la platformele și sistemele rețelei; 
•  dezidentificarea unității; 
•  soluționarea obligațiilor financiare rămase; 
•  mecanismele de soluționare a eventualelor dispute. 

Conținutul concret trebuie stabilit prin contract și analizat juridic în funcție de situația fiecărei rețele.

5. Lege, contract și bune practici ARF: care este diferența?

Legea stabilește cadrul juridic obligatoriu și cerințele aplicabile relației de franciză.

Contractul stabilește în concret drepturile, responsabilitățile, procedurile, standardele și mecanismele convenite între părți, în limitele legislației aplicabile.

Bunele practici ARF urmăresc transparența, documentarea, conduita profesională și dezvoltarea sustenabilă a relației dintre francizor și francizat. Ele completează perspectiva juridică, fără a crea, prin ele însele, obligații legale.

Această separare trebuie păstrată pe întreaga durată a relației de franciză.

6. Checklist practic pentru francizor

Înainte de dezvoltarea rețelei și semnarea contractului

•  Dețin sau controlez juridic drepturile necesare asupra mărcii și elementelor relevante de proprietate intelectuală? 
•  Am operat eficient conceptul cel puțin un an în minimum o unitate-pilot? 
•  Modelul de afaceri și know-how-ul sunt suficient de documentate pentru a putea fi transferate? 
•  Am pregătit Documentul de Dezvăluire de Informații? 
•  Informațiile privind investiția și obligațiile reciproce sunt clare? 
•  Candidatul primește suficiente informații pentru a evalua oferta înainte de contract? 

Pe durata contractului

•  Am asigurat pregătirea inițială? 
•  Know-how-ul poate fi efectiv utilizat de francizat? 
•  Asigur asistența comercială și/sau tehnică aferentă sistemului? 
•  Actualizez procedurile atunci când sistemul evoluează? 
•  Există mecanisme clare de verificare a standardelor? 
•  Respect obligațiile asumate prin contract? 
•  Există proceduri pentru notificarea și remedierea neconformităților? 

La încetarea contractului

•  Contractul precizează efectele încetării? 
•  Sunt stabilite regulile privind marca și dezidentificarea? 
•  Sunt protejate confidențialitatea și know-how-ul? 
•  Sunt închise accesurile la sistemele și platformele rețelei? 
•  Relațiile postcontractuale respectă regulile concurenței loiale? 

7. Greșeli frecvente ale francizorilor

Una dintre cele mai serioase greșeli este lansarea francizei înainte ca afacerea să fie suficient testată și documentată.

Alte probleme frecvente sunt:

•  tratarea unității-pilot ca simplă formalitate; 
•  utilizarea DDI ca document formal, fără informații suficient de clare; 
•  prezentarea proiecțiilor comerciale drept rezultate garantate; 
•  documentarea insuficientă a know-how-ului; 
•  pregătirea inițială superficială; 
•  lipsa unui mecanism real de asistență; 
•  contracte care descriu detaliat obligațiile francizatului, dar insuficient responsabilitățile francizorului; 
•  proceduri neclare de control și remediere; 
•  lipsa unor reguli clare pentru încetarea relației; 
•  confundarea unei bune practici profesionale cu o obligație impusă de lege. 

Un sistem de franciză sustenabil presupune responsabilități pentru ambele părți.

Ai nevoie de sprijin pentru structurarea unei francize?

Transformarea unei afaceri într-un sistem de franciză presupune mai mult decât redactarea unui contract. Trebuie analizate francizabilitatea modelului, economia unității, know-how-ul, procedurile, documentația, sistemul de suport și mecanismele de dezvoltare a viitoarei rețele.

Pentru consultanță de specialitate privind evaluarea francizabilității, structurarea sistemului de franciză și dezvoltarea rețelei, pot fi consultate serviciile disponibile pe Francizare.ro.

8. Registrul Național de Franciză și transparența

Legea nr. 179/2019 a introdus cadrul privind Registrul Național de Franciză și posibilitatea înregistrării gratuite a Documentului de Dezvăluire de Informații.

Această posibilitate nu trebuie prezentată ca o obligație legală generală de funcționare a francizorului.

BUNĂ PRACTICĂ ARF

Asociația Română de Franciză recomandă utilizarea Registrului Național de Franciză ca instrument de transparență și profesionalizare pentru rețelele care se dezvoltă pe piața din România.

Transparența nu înlocuiește analiza juridică, financiară și comercială a unei francize, dar contribuie la dezvoltarea unui ecosistem în care potențialii investitori pot lua decizii mai bine documentate.

Notă: Materialul are caracter general, informativ și educațional. Nu reprezintă consultanță juridică și nu poate înlocui analiza individualizată a unui contract sau a unei situații concrete.