Francizor și francizat: roluri, responsabilități și obiective în sistemul de franciză

O rețea de franciză funcționează prin colaborarea dintre două părți care utilizează același brand și urmăresc succesul aceleiași rețele, dar care au roluri, responsabilități și interese distincte: francizorul și francizatul.

Francizorul dezvoltă și transmite conceptul de afaceri, know-how-ul și dreptul de utilizare a mărcii în condițiile sistemului său. Francizatul investește propriile resurse și exploatează o afacere independentă, respectând standardele și regulile rețelei.

Această delimitare este fundamentală. Francizatul nu devine angajatul francizorului, iar francizorul nu devine administratorul afacerii francizatului.

Pe scurt: francizorul construiește și dezvoltă sistemul de franciză; francizatul operează propria afacere în interiorul acelui sistem.

Înțelegerea acestei diferențe înainte de semnarea contractului poate preveni unele dintre cele mai frecvente conflicte și așteptări nerealiste din relațiile de franciză.

Ce este francizorul?

Francizorul este titularul drepturilor asupra unui concept de afaceri și al drepturilor asociate sistemului de franciză pe care îl pune la dispoziția francizaților în condițiile stabilite contractual și de legislația aplicabilă.

În esență, francizorul trebuie să transforme o afacere care funcționează într-un sistem care poate fi transmis, învățat, implementat și replicat de alți operatori.

Aceasta este una dintre diferențele fundamentale dintre proprietarul unei afaceri și un francizor.

Nu orice afacere de succes este automat pregătită pentru francizare.

Pentru construirea unei rețele sustenabile sunt necesare, între altele, un concept suficient de matur, know-how identificabil, procese operaționale, standarde, mecanisme de instruire și capacitatea organizațională de a sprijini dezvoltarea rețelei.

Care este rolul francizorului?

Rolul francizorului depășește acordarea dreptului de utilizare a unei mărci.

Într-un sistem de franciză bine structurat, francizorul dezvoltă și gestionează arhitectura rețelei.

În funcție de concept și de contract, aceasta poate presupune:

•  dezvoltarea conceptului de afaceri; 
•  protejarea și dezvoltarea mărcii; 
•  structurarea know-how-ului; 
•  documentarea procedurilor; 
•  stabilirea standardelor rețelei; 
•  transmiterea know-how-ului; 
•  instruirea inițială; 
•  asistența prevăzută în sistem și în contract; 
•  dezvoltarea produselor sau serviciilor; 
•  actualizarea procedurilor; 
•  dezvoltarea instrumentelor de marketing; 
•  monitorizarea respectării standardelor; 
•  dezvoltarea teritorială a rețelei; 
•  selecția francizaților. 

Francizorul trebuie astfel să gândească dincolo de performanța propriei unități.

Obiectivul său este construirea unui sistem care poate funcționa coerent prin intermediul mai multor operatori independenți.

Francizorul nu vinde doar o marcă

Una dintre cele mai importante distincții în înțelegerea francizei este diferența dintre simpla licențiere a unei mărci și transmiterea unui sistem de franciză.

Valoarea unei francize nu ar trebui redusă la dreptul de a utiliza un nume sau un logo.

Francizatul intră într-un sistem care poate cuprinde know-how, metode comerciale, proceduri, standarde, instruire, asistență și alte elemente specifice conceptului.

Din acest motiv, pentru Asociația Română de Franciză, profesionalizarea unui sistem începe înaintea recrutării francizaților: prin structurarea și documentarea conceptului care urmează să fie transmis.

Care este obiectivul francizorului?

Francizorul urmărește dezvoltarea unei rețele capabile să reproducă experiența și standardele brandului într-un mod sustenabil.

Aceasta presupune un echilibru.

O rețea care crește prea încet poate pierde oportunități de piață. O rețea care se extinde mai repede decât capacitatea francizorului de a selecta, instrui și sprijini francizații poate genera probleme operaționale și reputaționale.

Prin urmare, numărul unităților deschise nu ar trebui să reprezinte singurul indicator al succesului unei rețele.

Calitatea unităților, stabilitatea francizaților, respectarea standardelor, satisfacția clienților și capacitatea sistemului de a se dezvolta sustenabil sunt cel puțin la fel de importante.

De ce trebuie francizorul să protejeze standardele rețelei?

Pentru client, unitățile unei francize aparțin aceluiași univers comercial.

Consumatorul se așteaptă, în limite rezonabile, la o experiență coerentă indiferent de operatorul juridic al unei anumite locații.

O problemă gravă într-o unitate poate afecta percepția asupra întregului brand.

De aceea, standardizarea reprezintă una dintre componentele structurale ale francizei.

Francizorul trebuie să dispună de mecanisme contractuale și operaționale adecvate pentru monitorizarea sistemului și gestionarea neconformităților.

Aceste mecanisme pot include, în funcție de sistem și contract:

•  proceduri operaționale; 
•  instruire; 
•  raportări; 
•  vizite de suport sau verificare; 
•  audituri; 
•  indicatori de performanță; 
•  notificări privind neconformitățile; 
•  planuri de remediere; 
•  măsurile contractuale aplicabile în situația încălcării obligațiilor. 

Scopul unui asemenea sistem nu ar trebui să fie micro-managementul afacerii francizatului, ci protejarea integrității rețelei și a standardelor asumate.

Ce este francizatul?

Francizatul este operatorul independent care dobândește, pentru perioada și în condițiile stabilite contractual, dreptul de a exploata franciza.

El investește în propria afacere și își asumă riscul economic al exploatării acesteia.

Francizatul poate beneficia de marcă, know-how, proceduri, instruire, asistență și alte componente ale sistemului, dar nu devine proprietarul sistemului de franciză sau al mărcii numai prin încheierea contractului.

De aceea, expresia uzuală „cumpăr o franciză” trebuie înțeleasă comercial, nu ca achiziție a proprietății asupra brandului.

Francizatul este antreprenor?

Da, dar antreprenoriatul în franciză are o particularitate importantă.

Francizatul își administrează propria întreprindere și își asumă riscul acesteia, însă operează în interiorul unui sistem pe care a acceptat contractual să îl respecte.

Libertatea antreprenorială există, dar nu este identică celei pe care o are fondatorul unui concept complet independent.

Francizatul nu ar trebui să intre într-o rețea cu intenția de a modifica unilateral elementele fundamentale ale conceptului.

Dacă fiecare unitate ar utiliza alte produse, altă identitate, alte proceduri și alte standarde, caracterul unitar al rețelei ar fi afectat.

Franciza oferă independență antreprenorială în cadrul unui sistem, nu independență față de sistem.

Care este rolul francizatului?

Responsabilitatea principală a francizatului este operarea performantă și conformă a propriei unități.

În funcție de sistem, aceasta poate include:

•  finanțarea investiției; 
•  organizarea societății și a unității; 
•  identificarea locației, dacă modelul o cere; 
•  recrutarea și managementul personalului; 
•  respectarea standardelor; 
•  implementarea procedurilor; 
•  gestionarea activității zilnice; 
•  relația cu clienții; 
•  respectarea obligațiilor legale proprii; 
•  plata taxelor și redevențelor contractuale; 
•  participarea la instruire; 
•  raportarea indicatorilor prevăzuți de sistem; 
•  protejarea informațiilor confidențiale și a know-how-ului; 
•  implementarea campaniilor și politicilor aplicabile rețelei. 

Francizorul poate furniza sistemul și suportul convenit, dar nu poate înlocui managementul local al francizatului.

Ce primește francizatul în schimb?

Structura diferă de la o rețea la alta, însă un sistem de franciză bine organizat poate pune la dispoziția francizatului:

•  dreptul de utilizare a mărcii în condițiile contractului; 
•  acces la know-how; 
•  un concept testat; 
•  proceduri operaționale; 
•  instruire inițială; 
•  asistență pe durata relației, conform sistemului; 
•  instrumente de marketing; 
•  dezvoltări de produse sau servicii; 
•  sisteme informatice; 
•  acces la furnizori sau mecanisme de achiziție; 
•  experiența acumulată la nivelul rețelei; 
•  comunitatea celorlalți francizați. 

Este însă esențială o distincție:

francizorul oferă acces la un sistem și la resursele prevăzute de acesta; nu garantează automat profitul francizatului.

Rezultatul economic al unei unități depinde de numeroși factori: investiție, amplasament, costuri, piață locală, management, personal, concurență și respectarea sistemului.

Cine conduce afacerea francizatului?

Francizatul.

Aceasta este una dintre cele mai importante limite ale relației.

Francizorul stabilește standardele și exercită drepturile prevăzute de sistem și contract, dar activitatea cotidiană a întreprinderii francizatului rămâne responsabilitatea acestuia.

Francizatul își administrează personalul, costurile, fluxul de numerar și operațiunile propriei întreprinderi, sub rezerva obligațiilor asumate și a legislației aplicabile.

Confuzia dintre controlul standardelor rețelei și administrarea întreprinderii francizatului trebuie evitată.

Francizorul și francizatul sunt parteneri?

În limbaj comercial, termenul „partener” este frecvent utilizat pentru a descrie cooperarea dintre cele două părți.

Din punct de vedere juridic însă, relația trebuie analizată potrivit contractului de franciză și normelor aplicabile, nu pornind de la presupunerea existenței automate a unei societăți, a unui raport de muncă sau a unei alte forme juridice de asociere.

Cele două părți sunt operatori distincți, cu patrimoniu, responsabilități și riscuri proprii.

Interesele lor sunt însă interdependente.

Francizorul are nevoie de francizați performanți pentru dezvoltarea unei rețele sănătoase.

Francizatul are nevoie de un francizor capabil să mențină și să dezvolte un sistem competitiv.

Această interdependență explică de ce calitatea relației dintre cele două părți este atât de importantă.

Ce se întâmplă când interesele francizorului și francizatului diferă?

Interesele celor două părți nu sunt întotdeauna identice.

Francizorul poate urmări extinderea rețelei, consolidarea brandului sau introducerea unor standarde noi.

Francizatul poate fi preocupat de profitabilitatea propriei unități, costul implementării schimbărilor sau impactul unei noi locații asupra teritoriului său.

Aceste diferențe nu reprezintă automat un defect al francizei.

Problema apare atunci când drepturile, responsabilitățile și mecanismele de comunicare nu sunt suficient de clare.

Sistemele mature pot utiliza mecanisme precum întâlniri periodice, grupuri de lucru sau consilii consultative ale francizaților (Franchisee Advisory Councils – FAC).

Aceste structuri pot permite transmiterea organizată a feedbackului din rețea, fără a elimina responsabilitățile decizionale stabilite contractual.

Teritoriul: un exemplu de interese care trebuie echilibrate

Teritoriul reprezintă un bun exemplu al interdependenței dintre francizor și francizat.

Francizatul poate urmări protejarea unei baze suficiente de clienți.

Francizorul urmărește dezvoltarea rețelei și acoperirea eficientă a pieței.

În funcție de sistem, teritoriul poate fi definit prin:

•  limite administrative; 
•  coduri poștale; 
•  rază geografică; 
•  populație; 
•  gospodării; 
•  zone comerciale; 
•  alte criterii măsurabile. 

Existența unei francize nu presupune automat acordarea unui teritoriu exclusiv.

Drepturile teritoriale, limitele acestora, eventualele condiții de performanță și tratamentul canalelor online trebuie analizate în contract.

Ce obligații există înainte de semnarea contractului în România?

În România, cadrul juridic specific este reprezentat în principal de OG nr. 52/1997 privind regimul juridic al francizei, cu modificările și completările ulterioare, inclusiv cele introduse prin Legea nr. 179/2019.

Etapa precontractuală are o importanță majoră.

Potențialul francizat trebuie să primească informațiile prevăzute de cadrul legal, astfel încât decizia privind intrarea în rețea să poată fi luată în cunoștință de cauză.

Documentul de dezvăluire de informații trebuie tratat ca un instrument real de evaluare a oportunității, nu ca o simplă formalitate administrativă.

Pentru un viitor francizat, analiza ar trebui să urmărească inclusiv investiția, obligațiile reciproce, condițiile financiare, experiența sistemului și elementele relevante privind funcționarea francizei.

Registrul Național de Franciză și transparența sistemului

Un reper important al ecosistemului românesc este Registrul Național de Franciză (RNF), organizat de Asociația Română de Franciză (ARF) în cadrul juridic aplicabil.

Asociația Română de Franciză recomandă ferm francizorilor care operează sau intenționează să dezvolte rețele în România să își înregistreze informațiile în Registrul Național de Franciză.

Pentru ARF, înscrierea în RNF trebuie privită ca un instrument de transparență, credibilitate și profesionalizare a pieței de franciză.

În sens invers, potențialilor francizați le este recomandată verificarea RNF înaintea asumării investiției.

În cazul în care rețeaua analizată nu este înscrisă în RNF, potențialul francizat ar trebui să solicite clarificări și să efectueze verificări suplimentare asupra sistemului și documentației puse la dispoziție.

Transparența înainte de contract este una dintre premisele unei relații de franciză sănătoase după semnarea contractului.

Ce ar trebui să verifice un viitor francizat?

Înaintea asumării investiției, viitorul francizat ar trebui să înțeleagă cel puțin:

1.  ce drepturi primește; 
2.  ce obligații își asumă; 
3.  ce taxe și redevențe va plăti; 
4.  ce suport oferă efectiv francizorul; 
5.  ce standarde trebuie respectate; 
6.  cum poate francizorul modifica sistemul; 
7.  dacă există și cum funcționează teritoriul; 
8.  care sunt condițiile de reînnoire și încetare; 
9.  care sunt restricțiile aplicabile după încetarea contractului; 
10.  ce investiție totală și ce capital de lucru sunt necesare; 
11.  ce informații rezultă din documentația precontractuală; 
12.  care este situația rețelei în Registrul Național de Franciză. 

Contractul nu ar trebui semnat până când rolurile și obligațiile ambelor părți sunt suficient de clare pentru investitor.

Ce ar trebui să verifice o companie înainte să devină francizor?

Și francizorul trebuie să își pună o serie de întrebări înainte de dezvoltarea rețelei:

Conceptul nostru este suficient de matur pentru a fi replicat?

Avem know-how identificabil și transferabil?

Procesele sunt documentate?

Putem instrui francizații?

Putem furniza suportul promis?

Avem capacitatea de a monitoriza standardele?

Economia unei unități poate susține atât afacerea francizatului, cât și obligațiile financiare ale sistemului?

Suntem pregătiți pentru relația pe termen lung cu o rețea de operatori independenți?

Francizarea nu trebuie privită exclusiv ca o metodă prin care alte persoane finanțează extinderea brandului.

Ea presupune construirea unei infrastructuri capabile să susțină rețeaua.

Pentru companiile care doresc să evalueze dacă modelul lor este pregătit pentru francizare sau să structureze profesional sistemul, pot fi utilizate servicii specializate de analiză și consultanță, inclusiv cele disponibile prin Francizare.ro.

Formarea francizorilor și francizaților

O relație contractuală bună nu compensează lipsa competențelor necesare administrării sistemului.

Francizorii trebuie să înțeleagă dezvoltarea rețelei, transferul de know-how, standardizarea, selecția partenerilor și suportul operațional.

Francizații trebuie să înțeleagă economia unității, managementul, obligațiile sistemului, utilizarea procedurilor și responsabilitatea administrării propriei afaceri.

Pentru dezvoltarea competențelor antreprenoriale, manageriale și profesionale relevante, pot fi consultate programele de formare disponibile prin Better Future Edu.

Un principiu esențial: responsabilitățile nu trebuie inversate

O relație sănătoasă de franciză nu înseamnă că francizorul administrează afacerea francizatului și nici că francizatul decide unilateral cum trebuie să funcționeze brandul.

Responsabilitățile trebuie delimitate.

Francizorul: dezvoltă, transmite, protejează și actualizează sistemul.

Francizatul: investește, implementează, operează și administrează propria unitate conform sistemului.

Ambele părți: respectă contractul, comunică și contribuie, fiecare în limitele rolului său, la menținerea calității rețelei.

Acest echilibru este una dintre premisele unei francize sustenabile.

Concluzie

Franciza funcționează atunci când două întreprinderi independente reușesc să opereze sub aceeași identitate comercială fără să își confunde responsabilitățile.

Francizorul trebuie să construiască un sistem suficient de clar, documentat și robust pentru a putea fi replicat.

Francizatul trebuie să administreze profesionist propria afacere și să respecte sistemul pe care a ales să îl adopte.

Nici marca singură, nici contractul singur și nici capitalul singur nu sunt suficiente pentru construirea unei rețele performante.

Este nevoie de concept, know-how, standarde, transparență, selecție, pregătire și responsabilitate de ambele părți.

Pentru informații instituționale și resurse educaționale privind franciza în România, Francizor.ro – platforma instituțională a Asociației Române de Franciză – pune la dispoziția francizorilor, francizaților și antreprenorilor materiale dedicate dezvoltării responsabile a sistemelor de franciză.

Înaintea unei investiții, verificați Registrul Național de Franciză, analizați documentația precontractuală și solicitați asistență profesională atunci când complexitatea deciziei o impune.

Notă juridică: Acest material are caracter general, educațional și informativ. Nu reprezintă consultanță juridică, fiscală, financiară sau de investiții. Drepturile și obligațiile concrete ale francizorului și francizatului rezultă din legislația aplicabilă, contractul încheiat și circumstanțele specifice fiecărei relații de franciză.